« ELAK im Bund »
FAITS ET FONCTIONNALITÈS
- Plus de 9500 utilisateurs
- Plus de 10 teraoctets de contenu, plus de 120 millions d'objets, répartis sur 3 centres de calcul dont l'un sert à pallier aux défaillances (plus de 100 teraoctets de mémoire)
- Réduction du temps de passage de 10 – 15 %
- Traitement interministériel des archives et documents
- GED intégrale incluse
- 7x24 heures de disponibilité d'ELAK basée sur un niveau de service défini
TÂCHE
Le projet « ELAK im Bund » (document électronique) est considéré comme le projet phare européen dans la transposition de stratégies de gouvernement en ligne. Les ministères autrichiens créent, gèrent et traitent leurs sous-dossiers électroniquement depuis 2004. Fabasoft le fournisseur du logiciel est responsable non seulement de l'actualisation du produit mais aussi de son perfectionnement (comme ELAK Espresso, distribution duale) qui apporte un plus grand confort à l'utilisateur.
SOLUTION
La solution de référence ELAK basée sur Fabasoft eGov-Suite fonctionne dans le centre de calcul fédéral (BRZ) dans une infrastructure logicielle et matérielle centralisée. Les mises à jour régulières du logiciel augmentent la convivialité et apportent de nouvelles fonctionnalités. La mise à jour en version 7.0 SP 1 de Fabasoft eGov-Suite a eu lieu en 2008 pour fournir d'autres fonctionnalités de gouvernement en ligne comme Mindbreeze Enterprise Search 3.0, recherche en texte intégral. La mise à jour de Fabasoft eGov-Suite, solution spécifique au secteur en version 8.0, basée sur Fabasoft Folio et en Mindbreeze Enterprise Search (MES) 2009 a eu lieu au printemps 2010.
IMPLÉMENTATION
Le projet « ELAK im Bund » (document électronique) fait partie de la stratégie de gouvernement en ligne autrichien dont l'objectif est le perfectionnement des prestations de services dans l'administration fédérale. L'implémentation généralisée du document électronique doit amener tous les bureaux des ministères fédéraux à remplacer le papier par le document électronique. ELAK représente ainsi un traitement entièrement automatisé des processus de l'entreprise et une coopération sans faille de la gestion entre les administrations. Le projet « ELAK im Bund » prit naissance en juillet 2001 pour répondre à ces besoins. Un appel d'offre international en 2002 devait permettre de trouver le bon partenaire pour implémenter le système de gestion électronique du document. Le catalogue des spécifications du concept ELAK servit de base à cet appel d'offre. Le 1.1.2003 Fabasoft, filiale de ARGE ELAK (consortium ELAK) obtint le marché pour implémenter le document électronique sur la base de Fabasoft eGov-Suite. Au cours d'une phase de test intense il s'avéra que Fabasoft avec son logiciel Fabasoft eGov-Suite satisfaisait pratiquement 100% des exigences (plus de 800 requis individuels) du concept ELAK 1.1 et qu'ainsi il correspondait parfaitement à la stratégie « un seul produit » du gouvernement. Depuis le 3 novembre 2008 ELAK est disponible dans le logiciel Fabasoft eGov-Suite version 7.0 SP 1. La mise à jour contient de nouvelles fonctionnalités comme la recherche Mindbreeze, la distribution duale ou la signature électronique de l'administration. Les directeurs de Fabasoft assistent les opérateurs de ELAK pour garantir le fonctionnement sans accrocs du système. Aucune défaillance n'est autorisée.
OBJECTIFS ATTEINTS
Grâce à l'introduction du projet ELAK, l'administration fédérale a pu considérablement améliorer ses prestations de services. L'examen et la correspondance entre les ressorts s'effectuent maintenant en grande majorité par voie électronique. Ce qui réduit considérablement les temps de passage des processus. Le concept est conçu de telle manière qu'il permettrait de pouvoir étendre la solution jusque dans les bureaux subordonnés. Le document électronique (ELAK) remplace l'orignal en papier dans les ministères.