Archivage avec protection de révision

L'archivage avec protection de révision inclut des processus sécurisés, l'organisation de l'entreprise de l'utilisateur, l'usage correct, le fonctionnement sécurisé et une authentification dans une documentation procédurale. Les caractéristiques essentielles d'un système d'archivage avec protection de révision sont : la possibilité de trouver les informations, la traçabilité et l'archivage avec protection d'écriture et de falsification.

Vous voulez…

Fabasoft eGov-Suite appuie l'implémentation d'un archivage avec protection de révision par le projet Fabasoft « iArchive ». Il permet de transférer des documents numériques dans des archives avec protection de révision. Pour l'intervenant rien ne change, pour avoir accès à un objet de l'entreprise archivé, sur la surface de l'utilisateur.

Référentiel de contenu à instance unique

Fabasoft eGov-Suite et Fabasoft iArchive forment ensemble un référentiel de contenu homogène pour archiver tous genres de fichiers électroniques indépendamment du type et de l'origine. Les contenus sont mémorisés sous les objets de l'entreprise qui sont décrits dans leurs propriétés.

Fabasoft eGov-Suite et Fabasoft iArchive implémentent en même temps un mécanisme de « Content Addressed Storage » (archivage d'après le contenu) qui calcul l'adresse d'implantation mémoire à partir d'un hash (programme de hash-code) du contenu. Ce programme garantit l'archivage physique, unique, d'un contenu même s'il a été déposé plusieurs fois dans le référentiel de contenu. Exemple : un courriel est envoyé par CC: à 10 personnes. Chaque destinataire sauvegarde la pièce jointe dans le référentiel de contenu. Malgré tout cette pièce jointe ne sera enregistrée qu'une seule fois et n'utilisera donc qu'un dixième de l'emplacement mémoire nécessaire autrement.

Par « Enregistrer sous » un document peut être sauvegardé dans l'application d'un sous-traitant ou dans une application client dans un répertoire de dossiers sur la toile de Fabasoft eGov-Suite et archivé ultérieurement avec Fabasoft iArchive.

Archivage avec protection de révision certifiée

Fabasoft eGov-Suite rend l'archivage avec protection de révision possible basé sur les fonctionnalités implémentées dans le produit de base Fabasoft Folio. La vérification a été effectuée dans un environnement projet concret par PricewaterhouseCoopers; il n'y a pas eu de réclamation. Les thèmes principaux de l'audit ont été :

• il est impossible de modifier les données ultérieurement.
• Il est impossible d'effacer des documents avant expiration de la période de rétention définie et cela même par les administrateurs de Fabasoft.
• Le processus format papier en archive électronique est bien sécurisé.
• Toutes les exigences juridiques sont satisfaites.

Importation de masse

Fabasoft eGov-Suite assiste aussi l'importation de grandes bases de données par la solution de produi t« COLD » qui est aussi basée sur des règles et réalisable en arrière-plan (mode "Batch").

Archivage par impression

Fabasoft eGov-Suite assiste l'archivage de documents d'applications tierces et d'applications spéciales par le pilote d'imprimante Fabasoft. La procédure consiste à imprimer le contenu de l'application dans le référentiel de contenu Fabasoft. Ce qui facilite, par exemple, l'archivage de dessins AutoCAD.

Archivage SAP

Fabasoft eGov-Suite permet d'archiver des contenus de SAP dans le référentiel de contenu du produit. Le certificat SAP iArchiveLink documente que l'implémentation de l'interface SAP iArchive par le logiciel Fabasoft eGov-Suite est certifiée par SAP. Le résultat du test pour certification confirme que Fabasoft eGov-Suite, avec plus d'un million de documents archivés à l'heure, a obtenu le meilleur résultat de tous les produits d'archivage certifiés. En supplément à l'importation ou l'archivage à partir de SAP vous pouvez aussi archiver par impression.