Österreich
ELAK im Bund
Das Projekt „ELAK im Bund“ (elektronischer Akt) gilt als das europäische Vorzeigeprojekt bei der Umsetzung von E-Government-Strategien. Bereits seit 2004 erzeugen, verwalten und bearbeiten die österreichischen Bundesministerien ihre Geschäftsstücke vollelektronisch. Fabasoft ist dabei als Softwarelieferant sowohl für Produktaktualisierungen als auch Produktweiterentwicklungen verantwortlich. Durch die Einführung des ELAKs konnte die österreichische Bundesverwaltung ihre Serviceleistungen erheblich verbessern. Der Einsichts- und Schriftverkehr zwischen den Ressorts findet nun weitgehend auf elektronischem Weg statt.
Wirtschaftskammer Oberösterreich
Die Wirtschaftskammer OÖ ist die Interessenvertretung der Wirtschaftstreibenden in Oberösterreich. Kundennähe, moderne und effiziente Dienstleistungen sowie eine individuelle Betreuung zeichnen das Service der WKOÖ aus. Um Kundenanfragen noch schneller und kompetenter bearbeiten zu können wurde im Jahr 2003 die Serviceorganisation umstrukturiert. Die Entscheidung für die Umsetzung der entsprechenden IT-Lösung fiel auf Produkte aus dem Hause Fabasoft. Mehr als 600 Benutzer arbeiten inzwischen mit der erarbeiteten Softwarelösung, die unter anderem eine Geschäftspartnerdatenbank, den elektronischen Geschäftsfall, Dokumenten- und Workflow-Management sowie eine Wissensdatenbank enthält.
Wirtschaftskammer und Wirtschaftsförderungsinstitut Oberösterreich, E-Service
Bereits seit 2003 arbeiten die Wirtschafskammer und das Wirtschaftsförderungsinstitut Oberösterreich mit Fabasoft-Produkten – zum Beispiel im Kursmanagement oder im Kundenservice-Center – um noch schneller und qualifizierter auf Anfragen reagieren zu können. Als konsequente Weiterentwicklung entschieden die WKOÖ und das WIFIOÖ im Jahr 2008 Basisdienste den Mitgliedern online zur Verfügung zu stellen. Die ersten Services standen mit Februar 2010 zur Verfügung. Diese Online-Services ermöglichen es nun auch außerhalb der regulären Servicezeiten auf die wesentlichen WKOÖ und WIFIOÖ-Dienstleistungen zugreifen zu können.
Magistrat Linz - iArchive, ELAK
Die zentrale Aufgabe des Archivs der Stadt Linz ist die Erforschung und Präsentation der Linzer Geschichte. Die Ergebnisse der Forschungen werden in Ausstellungen, Publikationen, Videoproduktionen, Internetpräsentationen, Veranstaltungen und Vortragsreihen dargestellt. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Archivs geben Auskunft auf alle Fragen zur Stadtgeschichte. Durch die Einführung von Fabasoft iArchive kann das Archiv der Stadt Linz rechtliche Bestimmungen einhalten sowie die Qualität der Serviceleistungen weiter verbessern. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Archivs profitieren von der einfachen Benutzerführung.
Magistrat Wien
Im Magistrat Wien ist der Standard-ELAK (elektronischer Akt) auf Basis der Fabasoft eGov-Suite bereits erfolgreich im Einsatz. Im Rahmen der eGovernment Strategie Österreich und der Umsetzung der EU-Dienstleistungsrichtlinie mussten die Voraussetzungen zur Einhaltung neuer gesetzlicher Bestimmungen geschaffen werden. Neben der Umstellung auf Open-Source-Lösungen wurde daraufhin zusätzlich unter anderem eine duale Zustellung und die Amtssignatur eingeführt und eine einfache Volltextsuche über Mindbreeze Enterprise installiert. Der Magistrat der Stadt Wien hat damit die Basis für die notwendigen eGovernment-Funktionalitäten geschaffen und verfügt darüber hinaus über eine hochskalierbare Softwareinfrastruktur.
OÖ. Landesregierung
Beim Amt der OÖ. Landesregierung, Abteilung Wohnbauförderung, werden jährlich rund 50.000 Anträge bearbeitet. Alle Unterlagen wurden in Papierform weitergegeben, bearbeitet und gelagert. Aktenabhängige Auskünfte konnten oft erst nach Ausheben des Akts beantwortet werden. Daher wurde eine Lösung gesucht, die eine Effizienzsteigerung in der Bearbeitung der Anträge bringen, Durchlaufzeiten verkürzen und Ad-hoc-Auskünfte ermöglichen soll, unabhängig vom jeweiligen Ort. Auf Basis der bereits vorhandenen Fabasoft eGov-Suite Funktionalitäten (ELAK) wurde eine Fachanwendungsintegration vorgenommen, die die Aktenverfügbarkeit schnellstmöglich gewährleistet und die Durchlaufzeiten der Bearbeitung signifikant verkürzt.
Land Niederösterreich
Die niederösterreichische Landesregierung erkannte früh die Notwendigkeit eines modernen zukunftsorientierten Systems zur Abwicklung der täglichen Arbeit. Mit der Einführung des ELAK im Jahr 2001 wurde ein wichtiger Meilenstein zur Effizienzsteigerung gesetzt. Basis für die Umstellung war die Standardsoftware Fabasoft eGov-Suite, die seither kontinuierlich um Fachanwendungen ergänzt wurde. Insgesamt wurden 120 Projekte abgeschlossen und die Lösung für rund 5.500 Benutzer umgesetzt.
Asylgerichtshof
Der Asylgerichtshof fungiert in Österreich als Höchstgericht und somit letzte Instanz in Asylsachen. Aus der Vorgängerorganisation wurden rund 23.000 offene Fälle übernommen, mit der Zielvorgabe diese kosteneffizient und rasch abzuarbeiten. Um eine zeitnahe Abwicklung einer großen Anzahl an gerichtlichen Verfahren zu gewährleisten, war es auch notwendig im infrastrukturellen Bereich den Hauptarbeitsprozess durch effiziente Arbeitsabläufe im Verwaltungsbereich zu unterstützen. Bereits seit 2008 arbeitet der österreichische Asylgerichtshof mit dem elektronischen Akt (ELAK). Im Jahr 2010 wurde entschieden, auf das kostengünstigere Betriebsmodell „ELAK light“ umzusteigen.Mit Einführung des ELAK light steht dem Asylgerichtshof ein einfaches und effizientes Werkzeug für modernes Gerichts- und Verwaltungsmanagement zur Verfügung. Die Mitarbeiter können sich nun noch mehr auf die inhaltlichen Aufgaben konzentrieren.
Amt der Steiermärkischen Landesregierung
Das Amt der Steiermärkischen Landesregierung suchte eine Lösung, um Regierungssitzungen einfacher abwickeln zu können. Bisher waren die Sitzungen mit einem hohen logistischen und materiellen Aufwand verbunden. Mit Jänner 2010 wurden sämtliche Arbeiten rund um die Regierungssitzungen auf eine elektronische Abwicklung umgestellt. Der administrative Aufwand für Vor- und Nachbearbeitungen konnte damit erheblich minimiert werden. In einem Vergabeverfahren erhielt Fabasoft den Zuschlag zur Umsetzung der geforderten Fachanwendung „Elektronische Abwicklung von Regierungssitzungen (ERS)“. Die Fachanwendung wird in das bestehende Aktenführungssystem (ELAK) integriert,um Regierungsanträge direkt aus dem ELAK erstelln zu können.
Justizbetreuungsagentur
Die Justizbetreuungsagentur Österreich (JBA) übernimmt Aufgaben der Personalbereitstellung für das Bundesministerium für Justiz in Österreich. Aufgrund des wachsenden Aufgabenfelds wurden Änderungen in der Organisation und der Datenverwaltung notwendig. Die JBA entschied sich dabei für die auf die Fabasoft eGov-Suite basierende Lösung „ELAK light“ zur Akten- und Vorgangsbearbeitung. In dieser Ausprägung des ELAK werden die wesentlichen Funktionen in einer adaptierten Benutzeroberfläche bereitgestellt. Damit wurde die Abwicklung der Verfahren deutlich beschleunigt und sowohl Effizienz als auch Qualität erheblich gesteigert. Darüber hinaus wurde ein nachvollziehbarer Akten/Dokumenten-Austausch mittels Workflow zwischen der Zentralstelle und jenen Organisationen möglich, die in den ELAK/ELAK light eingebunden sind.