Land Niedersachsen - E-Akte-Land

AUFGABENSTELLUNG

Auf Vorschlag von Innenminister Uwe Schünemann beschloss das Kabinett des Landes Niedersachsen die landesweite Einführung der elektronischen Aktenführung in der Landesverwaltung. Damit setzte das Land Niedersachsen eine wichtige Maßnahme des im Jahr 2005 beschlossenen E-Government-Masterplans um, der die Einführung von ca. 100 Online-Diensten und internen Verwaltungsleistungen bis 2014 vorsieht. Anfang 2010 hat das Land Niedersachsen einen neuen Umsetzungsplan zur Einführung von elektronischen Behördendienstleistungen beschlossen. Der E-Government Masterplan 2010 schreibt den Fahrplan aus dem Jahr 2005 fort und beinhaltet 55 Produkte zur Einführung der elektronischen Verwaltung.

LÖSUNGSANSATZ

Nach einer Ausschreibung erteilte der Landesbetrieb für Statistik und Kommunikationstechnologie Niedersachsen (LSKN) vormals Informatikzentrum Niedersachsen (izn) im Auftrag des Landes Niedersachsen, Fabasoft den Zuschlag für die Einführung eines zentralen Dokumentenmanagement- und Vorgangsbearbeitungs-Systems. Für die Umsetzung des Projektes „eAkte-Land Niedersachsen“ wird die Fabasoft eGov-Suite im bestehenden Bayern- Standard herangezogen.

UMSETZUNG

In nur vier Workshops erarbeitete das Projektteam unter der Leitung des Ministeriums für Inneres und Sport (MI) während der Analysephase eine Konfiguration der Fabasoft eGov-Suite. Auf Basis des bereits bestehenden Bayern-Standards 2.0 wurden die organisatorischen und softwarespezifischen Abweichungen festgelegt. Änderungen in der Konfiguration betrafen vor allem die Aufbauorganisation und die sich daraus ergebenden Anpassungen der vordefinierten Rollen. Weitere Anpassungen erfolgten aufgrund der Niedersächsischen Aktenordnung in Bezug auf das Anlegen von Akten und der Bildung von Geschäftszeichen sowie auf Arbeitsschritte im Workflowprozess. Nach erfolgter Qualitätssicherung und Abnahme startete der Pilotbetrieb Anfang 2008 in fünf Dienststellen im Land Niedersachsen. Darüber hinaus wurden als Teilprojekte das elektronische Kabinettsinformationssystem sowie das Fachverfahren für den Einheitlichen Ansprechpartner auf Basis der eAkte Niedersachsen umgesetzt.

eKIS: elektronisches Kabinettsinformationssystem

Ein weiterer Bestandteil des im Jahr 2005 verabschiedeten eGovernment- Masterplans ist das ressortübergreifende Projekt „elektronisches Kabinettsinformationssystem“ (eKIS). Mit eKIS sollen die komplexen, organisationsübergreifenden und formalen Maßnahmen zur Vorbereitung, Durchführung und Dokumentation der Kabinettssitzungen elektronisch abgebildet werden. Mit der Einführung von eKIS sind der Ministerpräsident, die Minister sowie die Staatssekretäre nicht mehr ausschließlich auf die umfangreiche Vorbereitungsmappe angewiesen. Sie können ein Notebook nutzen, um auf Unterlagen digital zuzugreifen. Im Juni 2008 war die Einführung der eKIS-Anwendung in der Staatskanzlei und den Ministerien abgeschlossen.

Fachverfahren für den einheitlichen Ansprechpartner

Mit Ende 2009 musste die EU-DLR umgesetzt sein. Sie sieht vor, Dienstleistungserbringern zur Erleichterung der Aufnahme und Ausübung ihrer Tätigkeiten eine Kontaktstelle zur Verfügung zu stellen. Anfang September 2009 erhielt Fabasoft vom Land Niedersachsen den Auftrag zur Umsetzung der Fachanwendung auf Basis der eAkte Niedersachsen. Im Rahmen der Umsetzungsphase wurde ein Objektmodel erstellt, um die Vorhaben, Leistungen und zuständigen Stellen sowie Dienstleister abzubilden Die Produktivsetzung erfolgte planmäßig am 28. Dezember 2009.

ZIELERREICHUNG

Nach erfolgter Qualitätssicherung und Abnahme startet der Pilotbetrieb Anfang 2008 in fünf Dienststellen im Land Niedersachsen. Derzeit arbeiten etwa 700 Nutzer in 12 Pilotbehörden und Fachverfahren mit der Fabasoft eGov-Suite. Der Pilot wird noch bis Ende 2012 fortgesetzt und bis auf 1000 Arbeitsplätze ausgebaut. Danach ist die systematische Einführung auf allen geeigneten Arbeitsplätzen der Landesverwaltung vorgesehen.

Case Study zum Download (PDF)