Schweizerische Bundeskanzlei
ERFOLGSFAKTOREN
- Die Bundeskanzlei hat sich die nötige Zeit eingeräumt, die notwendigen Ressourcen freigegeben, Spezialisten angestellt, alle bekannten organisatorischen Massnahmen getroffen, Projektmarketing betrieben, die Dienste eines Spezialisten der internen Kommunikation gesichert und mit erfahrenen und flexiblen Leistungserbringern zusammengearbeitet.
- Geschäftsleitung der Bundeskanzlei hat konstante und immer eindeutige Signale an die Belegschaft gesandt bzw. das Projekt stark unterstützt.
- Umfassende Begleitung und Ausbildung der BK-Mitarbeitenden.
- Die deutlichen Verbesserungen in der Benutzerfreundlichkeit der Version 8 spielen eine grosse Rolle in der Verbesserung der Akzeptanz
AUFGABENSTELLUNG
Am 23. Januar 2008 hat der Bundesrat den Aktionsplan zum Umgang mit elektronischen Daten und Dokumenten verabschiedet (Projekt GEVER BUND). Damit wurde ein umfassendes Massnahmenpaket lanciert, das eine Modernisierung der Aktenführung und Informationsverwaltung bis Ende 2012 zum Ziel hat. Um den Auftrag des Bundesrates zu erfüllen und die elektronische Geschäftsverwaltung (GEVER) bis Ende 2010 organisationsintern einzuführen, hat die Bundeskanzlei (BK) Ende 2008 die Projektorganisation – GEVER BK – definiert.
ZIELE
Die Bundeskanzlei wollte mit GEVER BK folgende Ziele erreichen:
- Einführung einer einheitlichen Geschäftsverwaltung, welche sowohl BK-intern als auch zwischen der BK und den Departementen eingesetzt werden kann
- Reduktion der Zahl und Heterogenität der Amtsablagen
- Einführung eines einheitlichen Ordnungssystems
- Gewährleistung von Transparenz und Nachvollziehbarkeit bei der Führung und Verwaltung von Geschäften
- Harmonisierung der Pendenzenkontrollen innerhalb der Bundeskanzlei
- Förderung der Transparenz, des Wissensmanagements und des Wissenstransfers
- Gesetzeskonforme Archivierung
- Effizienzsteigerung der Geschäftsprozesse
- Medienbruchfreier Austausch von Informationen und Daten(Schnittstellen zu Fachapplikationen)
- Bestmögliche Berücksichtigung der Bedürfnisse der Benutzer
- Gewährleistung eines sicheren Zugriffs auf elektronische Datenbzw. auf die GEVER-Plattform (auch bei Telearbeit)
UMSETZUNG
Die Bundeskanzlei hat am 22. November 2010 nach einer zweijährigen Vorbereitungszeit den flächendeckenden Produktivbetrieb der Fabasoft eGov-Suite erfolgreich aufgenommen. Sie hat somit auf die neuste Technologie der Firma Fabasoft gesetzt, um ihre Dienstleistungen für den Bundesrat, die Bundesverwaltung und die Bevölkerung zu erbringen und um eine weitgehend medienbruchfreie elektronische Abwicklung der Geschäfte sicherstellen zu können.
Seitdem läuft das System stabil und alle 255 Mitarbeitenden der Bundeskanzlei arbeiten damit. Die älteste eidgenössische Behördeninstitution ist die erste öffentliche Organisationseinheit in der Bundesverwaltung und eine der ersten öffentlichen Institutionen in der Schweiz, die es «gewagt» hat, die neueste Version der Fabasoft eGov-Suite einzuführen.
Dieser mutige Schritt war auch mit einigen Schwierigkeiten verbunden, die vom Projektteam gelöst wurden. Die Verbesserungen in der Benutzerfreundlichkeit der Software, die mit der Version 8.1 von Fabasoft im Produkt implementiert wurden, waren aber für die Akzeptanz des Vorhabens zu wichtig, um darauf verzichten zu können. Ausserdem wären die Wahl und die Einführung einer veralteten Software-Version angesichts einer Nachfolgeversion, die schon seit einem Jahr auf dem Markt war, auch kaum verständlich und erklärbar sprich nicht wirtschaftlich gewesen.
Um sich langwierige, mit späteren Versionen des Produktes wiederkehrende Entwicklungs- und Testarbeiten zu ersparen und eine nachhaltige Investition zu tätigen, hat die Bundeskanzlei entschieden, den Bundesstandard zu übernehmen und nur eine sehr eingeschränkte Liste von «Sonderwünschen» zu fordern.
Folgende minimalen Anpassungen auf dem Standardprodukt Fabasoft eGov-Suite 8.0 SP1 wurden erfolgreich implementiert:
- Automatische Erzeugung des Papierkorbes im persönlichen Bereich beim ersten Login
- Beim Auflösen des informellen Arbeitsbereichs Verschiebung von nicht registrierten Dokumenten in den persönlichen Papierkorb des Eigentümers.
- Erweiterung der Aktivität «Zuteilung Auftrag»
- Erweiterung der Aktivität «Zur Bearbeitung»
- Vorkonfiguration von Dokumenteneigenschaften, Serienbrieffeldern und Dokumentenarten.
Geschäftsprozesse mit GEVER
Die Geschäftsprozesse wurden direkt mit den betroffenen Anwendern und dem Geschäftsprozess-Owner dokumentiert und im System abgebildet. Folgende Prozesse sind in der Produktivumgebung im Zeitpunkt der GEVER-Einführung abgebildet worden:
- Scanning und elektronische Zuteilung der physischen Posteingänge
- elektronische Verteilung der Ämterkonsultationen
- Antrag an die Geschäftsleitung
- Stellenausschreibung
- Personaleintritt / Probezeit
- Personalaustritt
- Dienstleistungsverträge
- Übersetzungsaufträge
Ausbildung der Mitarbeitenden
Alle Mitarbeitenden der Bundeskanzlei haben zwei obligatorische Modulschulungen absolviert, wurden eng begleitet und können sich seither in regelmässigen Weiterbildungsangeboten in einzelnen Gebieten vertiefen oder ganz einfach einen «Refresh» des bereits einmal Gelernten machen. Das gleiche gilt für die neuen Mitarbeiter der BK.
Klare, einfache, an den Bedürfnissen der Mitarbeitenden orientierte Ausbildungen wurden und werden immer noch angeboten. Auch wurden massgeschneiderte Unterlagen für das Zielpublikum erstellt. Ausbildungen wurden für kleine Gruppen organisiert und – wenn nötig – wurden sogar speziell konzipierte individuelle Begleitungen angeboten. Die Mitarbeitenden des Projektes haben dabei zu Fuss mehrere Kilometer zurückgelegt, weil sie während der Vorbereitungsarbeiten ständig vor Ort Unterstützung leisteten oder einfach in den Sektionen vorbeischauten, ob alles in Ordnung sei.
ZIELERREICHUNG
Die Bundeskanzlei hat am 22. November 2010 den flächendeckenden Produktivbetrieb der Fabasoft eGov-Suite erfolgreich aufgenommen. Damit nimmt die Schweizerische Bundeskanzlei eine Vorreiterrolle in der Umsetzung der elektronischen Geschäftsverwaltung (GEVER) ein.