ELAK im Bund
FAKTEN UND FUNKTIONALITÄTEN
- Mehr als 9.500 Benutzerinnen und Benutzer
- Mehr als 10 Terabyte an Inhalten, über 120 Mio. Objekte, verteilt auf 2 Rechenzentren und 1 Ausfallsrechenzentrum (mehr als 100 Terabyte Storage)
- Reduktion der Durchlaufzeit von 10 – 15 %
- Minsteriumsübergreifendes Bearbeiten von Akten und Dokumenten
- Vollständiges DMS inkludiert
- 7x24 Stunden Verfügbarkeit des ELAKs basierend auf definierten Service Levels
AUFGABENSTELLUNG
Das Projekt „ELAK im Bund“ (elektronischer Akt) gilt als das europäische Vorzeigeprojekt bei der Umsetzung von E-Government-Strategien. Bereits seit 2004 erzeugen, verwalten und bearbeiten die österreichischen Bundesministerien ihre Geschäftsstücke vollelektronisch. Fabasoft als Softwarelieferant ist für Produktaktualisierungen und Produktweiterentwicklungen (wie z.B. ELAK Espresso, Duale Zustellung) verantwortlich, die neuen Benutzerkomfort bringen.
LÖSUNGSANSATZ
Die ELAK-Referenzlösung auf Basis der Fabasoft eGov-Suite wird im Bundesrechenzentrum (BRZ) in einer zentralen Hard- und Software-Infrastruktur betrieben. Regelmäßige Updates der Software erhöhen die Anwenderfreundlichkeit und bringen neue Funktionalitäten. Im Jahr 2008 erfolgte das Upgrade auf die Version 7.0 SP1 der Fabasoft eGov-Suite, um weitere E-Government-Funktionalitäten, wie beispielsweise die Volltextsuche Mindbreeze Enterprise Search 3.0, zur Verfügung zu stellen. Das Upgrade auf die Branchenlösung Fabasoft eGov-Suite Version 8.0, welche auf Fabasoft Folio basiert, und auf Mindbreeze Enterprise Search (MES) 2009 ist für Frühjahr 2010 geplant.
UMSETZUNG
Das Projekt „ELAK im Bund“ (elektronischer Akt) ist Teil der österreichischen E-Government-Strategie, mit dem Ziel eine Verbesserung der Serviceleistungen in der Bundesverwaltung zu erwirken. Die flächendeckende Einführung des elektronischen Akts soll dazu führen, dass in allen Zentralstellen der Bundesministerien der elektronische Akt den Papierakt ersetzt. Der ELAK stellt damit eine vollständig automatisierte Abwicklung von Geschäftsprozessen und eine nahtlose Verwaltungskooperation zwischen den Behörden dar. Zur Durchführung wurde im Juli 2001 das Projekt „ELAK im Bund“ ins Leben gerufen. Im Rahmen einer internationalen Ausschreibung 2002 sollte der richtige Partner zur Umsetzung des ELAKs ermittelt werden. Als Basis für die Ausschreibung diente der Anforderungskatalog des ELAK-Konzepts 1.1.2003 erhielt Fabasoft den Zuschlag als Subunternehmer der ARGE ELAK (Arbeitsgemeinschaft ELAK) den elektronischen Akt auf Basis der Fabasoft eGov-Suite umzusetzen. Im Rahmen einer intensiven Teststellung stellt sich heraus, dass Fabasoft mit der Fabasoft eGov-Suite nahezu 100% der Anforderungen (über 800 Einzelanforderungen) des ELAK-Konzepts 1.1 erfüllte und so die gewünschte Ein-Produkt-Strategie des Bundes umgesetzt werden konnte. Seit 3. November 2008 ist der ELAK in der Fabasoft eGov-Suite Version 7.0 SP1 verfügbar. Mit dem Update stehen weitere neue Funktionalitäten, wie die Mindbreeze-Suche, die duale Zustellung oder die digitale Amtssignatur zur Verfügung. Um den reibungslosen Betrieb des ELAKs zu gewährleisten unterstützen Fabasoft-Betriebsführer den Betreiber des ELAKs. Ausfallszeiten dürfen dabei nicht entstehen.
ZIELERREICHUNG
Durch die Einführung des ELAKs konnte die österreichische Bundverwaltung ihre Serviceleistungen erheblich verbessern. Der Einsichts- und Schriftverkehr zwischen den Ressorts findet nun weitgehend auf elektronischem Weg statt. Dadurch verkürzen sich die Laufzeiten der Verwaltungsprozesse stark. Eine eventuelle Ausweitung auf nachgeordnete Dienststellen ist konzeptionell möglich. Der elektronische Akt (ELAK) im Bund löst den Papierakt als Original ab.