ELAK (Österreich)

Der Elektronische Akt (ELAK) in Österreich ist die Bezeichnung für die elektronische Aktenbearbeitung gemäß den rechtlichen Vorgaben der Behörden sowie der jeweiligen Kanzleiordnungen. Die Anforderungen an den ELAK sind im ELAK-Konzept des Bundeskanzleramts festgelegt.

Die Fabasoft eGov-Suite erfüllt sämtliche Anforderungen des ELAK-Konzepts und stellt damit die Grundlage für die Durchführung des Projekts ELAK im Bund dar. Sie bietet in Ihrer Ausprägung für Österreich (Edition AUT) eine Umsetzung der Anforderungen gemäß dem ELAK-Konzept und deckt die Anforderungen der Funktionsbeschreibung umfassend ab. Die Fabasoft eGov-Suite umfasst als Standardprodukt alle Phasen der Kernprozesse des ELAK-Konzepts sowie sämtliche Supportprozesse und die Administration:

• Entgegennehmen des Eingangsstücks und Registrieren des Eingangs
• Zuteilung, Protkollierung und Bearbeitung
• Collaboration 
• Genehmigung
• Reinschrift, Beglaubigung und Abfertigung
• Ablage, Archivierung und Wiedervorlage  

Der Aktenbestand strukturiert sich gemäß ELAK-Konzept ausgehend von Aktenplan über Sachgebiete, Akten, Geschäftsfälle und Geschäftsstücke und entspricht dem geforderten Metadatenmodell.

Für den Datenaustausch ist die EDIAKT II Schnittstelle zum Import und Export realisiert. Zudem sind unter anderen folgende Anwendungen angebunden:

• HPC Sendstation (Amtssignatur und duale Zustellung)
• ZMR Infobridge (Abfragen aus dem zentralen Melderegister)
• Portalsoftware auf Basis JSR 168 (für die Bereitstellung von Online Services)

Lösungsvarianten für die Österreichische Verwaltung

Für die Österreichische Verwaltung stehen drei Lösungsvarianten für die Umsetzung des Elektronischen Akts zur Verfügung:

ELAK im Bund

Der ELAK im Bund ist die Lösung zur elektronischen Akten- und Vorgangbearbetung in den Bundesministerien. Der ELAK im Bund wurde bis 2005 in den Bundesministerien in bundeseinheitlicher Form und nach einem Stufenplan in die Praxis umgesetzt. Damit ist der elektronische Informations- und Verfahrensfluss zwischen den einzelnen Ressorts ohne Medienbrüche möglich. Der ELAK trägt darüber hinaus wesentlich zur Verkürzung der Berarbeitung von Anträgen bei, ermöglicht die Verarbeitung elektronischer Anbringen automatisiert und auf Basis standardisierter Formulare im Internet und fördert die elektronische Zustellung.

ELAK light

Der ELAK light stellt die wesentlichen Funktionalitäten der Akten- und Vorgangsbearbeitung aus dem Projekt ELAK im Bund in einer adaptierten Benutzeroberfläche zur Verfügung. Die Bereiche Dokumentenmanagement, geschäftsorientierte Bearbeitung und die Workflow-Funktionalität wurden dabei insbesondere für den Bundesministerien nachgeordnete Bereiche optimiert. Der ELAK light wurde in Zusammenarbeit mit Anwendern aus der täglichen Verwaltungspraxis entwickelt. Er ermöglicht ein einfaches, schnelles, übersichtliches und transparentes Dokumentenmanagement und stellt damit ein durchgängiges E-Government-Instrument dar. Er bietet eine übersichtliche Aktenbearbeitung mit übergreifenden Workflows zwischen den Ministerien und den nachgeordneten Dienststellen. Der Schwerpunkt liegt auf Inhalten und Prozessen – so kann unnötiger organisatorischer und administrativer Aufwand vermieden werden.

Länderstandard

Der Länderstandard ist die Lösung für Bundesländer und Städte.