Revisionssichere Archivierung

Revisionssicherheit schließt sichere Abläufe, die Organisation des Anwenderunternehmens, die ordnungsgemäße Nutzung, den sicheren Betrieb und den Nachweis in einer Verfahrensdokumentation ein. Wesentliches Merkmal revisionssicherer Archivsysteme ist, dass die Informationen wieder auffindbar, nachvollziehbar, unveränderbar und verfälschungssicher archiviert sind.

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Die Fabasoft eGov-Suite unterstützt die Umsetzung einer revisionssicheren Archivierung über das Produkt Fabasoft iArchive. Damit sind digitale Unterlagen in ein revisionssicheres Archiv überführbar. Für den Anwender ändert sich der Zugriff auf ein archiviertes Geschäftsobjekt in der Benutzeroberfläche nicht.

Single Instance Content Repository

Die Fabasoft eGov-Suite und Fabasoft iArchive bieten ein einheitliches Content Repository für alle Arten von elektronischen Unterlagen, unabhängig von deren Typ und Herkunft. Inhalte werden in Geschäftsobjekten abgelegt und durch die Eigenschaften des Geschäftsobjekts beschrieben.

Die Fabasoft eGov-Suite und Fabasoft iArchive implementieren dabei einen „Content Addressed Storage“-Mechanismus, der die Speicheradresse aus einem Hash (Prüfprotokoll) dieses Inhalts berechnet. Damit wird sichergestellt, dass jeder Inhalt physisch nur einmal gespeichert wird – auch dann, wenn er mehrfach im Content Repository abgelegt wird. Wenn beispielsweise eine E-Mail intern CC: an zehn Kollegen geschickt wird, und jeder der Empfänger die Anlage der E-Mail in das Content Repository zieht, so wird trotzdem diese Anlage nur einmal gespeichert und verbraucht damit nur ein Zehntel des Speicherplatzes.

Durch „Speichern unter“ kann ein Dokument darüber hinaus aus einer Drittanwendung oder Fachapplikation in einem Web-Folder-Verzeichnis von der Fabasoft eGov-Suite abgelegt und anschließend mit Fabasoft iArchive archiviert werden. 

Geprüfte Revisionssichere Archivierung

Die Fabasoft eGov-Suite ermöglicht die revisionssichere Archivierung auf Basis der im Basisprodukt Fabasoft Folio implementierten Funktionalitäten. Die Prüfung erfolgt im konkreten Projektumfeld durch PricewaterhouseCoopers, es wurde keine Beanstandungen gefunden. Schwerpunktthemen dieses Audits waren folgende Punkte:

• Es ist nicht möglich, Daten nachträglich zu verändern.
• Es ist nicht möglich, relevante Dokumente vor Ablauf der Aufhebefrist zu löschen – auch nicht für Administratoren bei Fabasoft.
• Der Prozess vom Papier ins elektronische Archiv ist ausreichend abgesichert.
• Sämtliche gesetzlichen Vorgaben werden eingehalten. 

Erfüllung der Technischen Richtlinie 03125

Durch die Einbindung des Drittprodukts Governikus LZA ist zudem die Integrität , Authentizität, Beweiswerterhaltung von Signaturen und Zeitstempeln, Datensicherheit und Vertraulichkeit gemäß der Technischen Richtlinie 03125 des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) gegeben.

Massenimport

Zusätzlich unterstützt die Fabasoft eGov-Suite die Übernahme von großen Datenbeständen. Dies geschieht über die Produkttechnologie „COLD“ und ist auch regelbasiert und im Hintergrund möglich („Batch“-Modus).

Druckarchivierung

Die Fabasoft eGov-Suite unterstützt das Archivieren von Dokumenten aus Drittanwendungen und Fachapplikationen über den Fabasoft Druckertreiber. Dabei wird der Inhalt aus der Anwendung in das Fabasoft Content Repository gedruckt. So können beispielsweise AutoCAD Zeichnungen einfach archiviert werden.

SAP Archivierung

Die Fabasoft eGov-Suite ermöglicht das Archivieren von Inhalten aus SAP im Content Repository des Produkts. Das SAP iArchiveLink Zertifikat dokumentiert, dass die Implementierung der SAP iArchive Schnittstelle durch die Fabasoft eGov-Suite von SAP zertifiziert wurde. Das Zertifizierungstestergebnis bestätigt, dass die Fabasoft eGov-Suite mit über einer Million archivierten Dokumenten pro Stunde das mit Abstand beste Ergebnis aller zertifizierten Archivprodukte erreicht hat. Ergänzend steht zur Übernahme beziehungsweise Archivierung aus SAP auch die Druckarchivierung zur Verfügung.